Ansvarsbeskrivningar och ersättningsnivåer

På stämman 2018 lägger styrelsen fram förslag på väsentligt höjda ersättningsnivåer för styrelseuppdragen. Motiv för detta är att styrelsen tycker sig se att förväntningarna på att styrelsen arbetar mer professionellt har ökat, inte minst beroende på den nya förordningen (GDPR) om hur styrelsen skall behandla personliga uppgifter, som träder i kraft i maj 2018. Stämman beslutade att höja ersättningsnivån för styrelsen som grupp till 35 000 kr. Sedan tillkommer ersättning för ersättare, revisorer och tillsyn badplats.

Nedan följer en ansvarsbeskrivning för respektive styrelseuppdrag som tydliggör vad som förväntas.

Ordförande

Fastställer och fördelar budget för hela föreningen.
Följer upp kostnader mot budget och ser till att ta fram information om avvikelser så att justerande åtgärder kan vidtas.
Extern kommunikation som inte ryms i endast ett GA. Myndighetskontakter, överklaganden.
Bedömer rimligheten av inkommande fakturor (stöd till kassören). Gäller utgifter som inte rör GA områden.
Planerar och leder styrelsemöten.
Bevakar att all verksamhet genom styrelsen drivs enligt stadgar, anläggningsbeslut och lagar, i synnerhet lagen om samfälligheter och datalagringsförordningen GDPR.

Sekreterare

Informationsansvarig, skannar in, lagrar och organiserar all relevant dokumentation så att den blir tillgänglig för styrelsen och andra behöriga (till exempel revisorer).
Ser till att föreningen följer förordningen om datahantering av personliga uppgifter, GDPR. Kontaktperson för GDPR.
Kallar till och protokollför styrelsemöten samt ombesörjer attest, lagring och distribution av styrelseprotokoll.
Sätter samman kallelse till ordinarie stämma och ombesörjer att lokal etc är beställd. Skriver ut närvaroförteckning med debiteringslängd.
Skriva protokoll från stämma (om vald sekreterare), ombesörja granskning, attestering etc och publicera protokollet senast två veckor efter stämman.
Skriver anmälan till Lantmäteriets samfällighetsregister rörande sammansättningen av den nya styrelsen.
Medlemsregister:
- Håller medlemsregistret tillgängligt för övriga styrelsemedlemmar som har behov av att använda registret.
- Uppdaterar registret när ny information har skickats in av medlemmarna.
- Synkroniserar registret med kassörens fakturaregister så att senaste status används när fakturor ska skrivas ut.
- Kommunicerar med Lantmäteriet för att få information om nya medlemmar rörande adresser och ägarförhållanden (delägare).

Kassör

Sköta den löpande bokföringen.
Kontrollera rimligheten av leverantörsfakturor, bedömning inhämtas av respektive GA ansvarig eller ordförande.
Stämma av konton och upprätta resultat och balansräkning omfattande hela föreningen.
Upprätta resultaträkning per GA och sopor.
Samarbeta med sekreterare så att synkronisering av fakturauppgifter görs innan fakturor skrivs ut.
Upprätta fakturor till alla medlemmar i enlighet med debiteringslängden samt se till att de distribueras.
Bevaka och påminna om försenade fakturor och eskalera om betalning inte gjorts trots påminnelse.

Anläggningsansvarig GA1 Vägar

Föreslår budget för GA1 baserat på behov och avvikelser från gammal budget.
Följer upp kostnader mot budget för GA1 och ser till att ta fram information om avvikelser så att justerande åtgärder kan vidtas.
Sköter kommunikation som rör GA1, både till medlemmar och leverantörer.
Bedömer rimligheten av inkommande fakturor rörande kostnader för GA1 (stöd till kassören).
Planerar åtgärder och ser till att dessa åtgärder genomförs.
Ansvarar även för att rimlighetsbedöma och genomföra oplanerade åtgärder som kan krävas för drift och underhåll.
GA1 vägar omfattar (se även karta för GA1):
- Vägar med vändplaner
- Stigar

Anläggningsansvarig GA2 Infrastruktur

Föreslår budget för GA2 baserat på behov och avvikelser från gammal budget.
Följer upp kostnader mot budget för GA2 och ser till att ta fram information om avvikelser så att justerande åtgärder kan vidtas.
Sköter kommunikation som rör GA2, både till medlemmar och leverantörer.
Bedömer rimligheten av inkommande fakturor rörande kostnader för GA2 (stöd till kassören).
Planerar åtgärder och ser till att dessa åtgärder genomförs.
Ansvarar även för att rimlighetsbedöma och genomföra oplanerade åtgärder som kan krävas för drift och underhåll.
GA2 infrastruktur omfattar (se även karta för GA2):
- Pumpar (brunnar)
- Diken 5 st (ej Lammsjöns)
- Ställningar (brev&anslag)
- Badplats (brygga, torrklosett)
- Festplats (dansbana, stånd, torrklosett)
- Bollplan

Anläggningsansvarig GA3 Lammsjön

Föreslår budget för GA3 baserat på behov och avvikelser från gammal budget.
Följer upp kostnader mot budget för GA3 och ser till att ta fram information om avvikelser så att justerande åtgärder kan vidtas.
Sköter kommunikation som rör GA3, både till medlemmar och leverantörer.
Bedömer rimligheten av inkommande fakturor rörande kostnader för GA3 (stöd till kassören).
Planerar åtgärder och ser till att dessa åtgärder genomförs.
GA3 Lammsjön omfattar:
- Lammsjön, upprätthålla en öppen vattenyta genom att hindra igenväxning.
- Dike mellan Lammsjön och Kvarnsjön. Underhåll.

Anläggningsansvarig Sopanläggning (ej GA)

Föreslår budget och medlemsavgifter för sophämtningen baserat på behov och avvikelser från gammal budget. Innefattar fördelning mellan fastboende och fritidsboende.
Följer upp kostnader mot budget och kontrollerar fakturorna från Nyköpings kommun så att de överensstämmer med föreningens abonnemang.
Sköter kommunikation som rör sophämtning, både till medlemmar och Nyköpings kommun.
Ansvarar också för bortforsling av sopor från badplatsen.

Kostnaden för föreslagna ersättningsnivåer kommer att innebära att medlemsavgiften höjs med cirka 500 kr per år för de fastigheter som deltar i GA1, GA2, GA3 och sophämtning.